浅析医院档案管理信息化建设

浅析医院档案管理信息化建设

随着医疗体制改革的不断深入，社会大众对健康的要求日益凸显，医院档案资源急剧增加，管理难度越来越大。医院档案是医院在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案。医院档案工作水平在一定程度上体现了医院管理水平，档案工作人员应充分认识档案工作在医院工作中的重要作用，努力提高业务技能，力求档案管理规范化、科学化、现代化，积极开发档案的利用价值，为医院各项工作服好务。

1.加强领导，提高档案管理水平

档案管理工作是一项专业性强、涉及到医院工作方方面面的重要工作，争取领导重视和支持是做好档案工作的前提。实践证明，凡是领导重视，这项工作就一定能够做好，反之，就无法达到预期效果。要将医院档案管理工作纳入单位重要工作议事日程，与其他工作同安排，同部署，同检查，同考核。单位领导和分管同志要亲自抓，有关部门和科室要具体抓，责任到岗，责任到人，一级抓一级，层层抓落实，确保医院档案管理工作取得良好成效。要保证人、财、物的正常投入，为医院档案管理工作创造良好的环境和条件。

2.进一步加强档案管理制度建设

医院档案工作要根据《中华人民共和国档案法》及相关法规、条例，按照国家档案局及卫计委的有关要求，结合本单位工作实际，制定科学规范的管理办法。制度建设带有根本性、全局性、稳定性和长期性。近年来，我院制定了一系列档案工作管理制度，科学规范档案工作的各个环节，使医院各类档案管理工作有法可依，有章可循。

3.充分认识档案工作在医院工作中的地位

医院档案工作人员要紧紧围绕医院各项工作需要，及时、准确地做好编研工作，便于开发利用，为医院的建设与发展服务。同时，要充分认识档案的价值和作用，通过收集和积累反映医院某一时期各方面工作经验，创造出新的价值，为医院乃至社会创造效益。我院档案工作人员根据日常工作中收集的信息，对现有的档案进行收集整理，编写了一些便于查阅的编研材料，如《医院规章制度汇编》、《医院诊疗常规汇编》、《论文汇编》、《文明创建材料汇编》、《病历书写规范》、《基础护理问答》等，大多成为医院的工作工具书，方便了日常工作。

4.努力提高档案工作人员综合素质

医院档案工作人员没有过硬的业务基础，就很难使档案工作为医院的各项工作服好务，因此，档案工作人员要不断学习档案专业知识和实际工作技能。为了提高专业水平，医院组织档案工作人员开展了《中华人民共和国档案法》、《档案工作人员岗位培训系列讲座》等相关专业知识讲座，档案室征订了《山东档案》等专业杂志，以提高档案工作人员理论水平。同时，积极主动地与市档案局取得联系，参加相关专业知识培训，不断提高文书处理、分类、立卷等基本技能。力求做到公文形成规范，档案收集完整，分类科学合理，案卷质量达标。

5.做好收集工作，确保档案规范完整

重视文件材料的形成和积累，为了完整地收集医院主要职能活动和各时期发展各方面文件材料，档案工作人员就必须掌握医院各项工作的信息，做个有心人，处处留心收集，积极主动参与医院及各部门的重大活动，一方面可以现场拍摄影像资料，另一方面可以收集在活动中形成的各种文字材料。只要明确归档范围，增强大家归档意识，就能做到及时完整地收集档案材料。

6.严格把关，确保档案规范完整

档案人员要定期收集各类档案，防止档案流失或缺损，更好地保护档案；对医院发文严格按照《国家行政机关公文格式》进行审核，确保文书档案格式规范；定时检查卷内文件，质量问题及时纠正，如有些记录不完整的文件要及时补充和更正；同时，注意合理组卷，系统排列，案卷组卷要有利于档案提供利用。

7.力求档案管理信息化

档案管理信息化是解决日益繁重的档案管理任务与有限人力、物力和资源矛盾的最佳选择。档案工作人员必须认真研究实现档案管理信息化的有效措施，学习和掌握现代管理技术，采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的管理方式。应用计算机数据库建立健全医院档案信息系统，提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向电子档案中，可将档案信息的存储以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。如医疗技术规范操作可集图、文、声于一体的多媒体表现，并进行每步动作的分解。利用档案管理软件建立目录数据库，增加笔记本电脑、摄像机、数码照相机、光盘刻录机、录音设备、多媒体设施等现代化仪器，都将极大地提高档案的管理水平和提供档案利用的效率及效果。

随着经济社会的快速发展，人民生活水平不断提高，人们对就医环境、以及对自身的保健也越来越重视。国家档案法规的落实以及医院自身管理科学化、规范化进程的需要，医院档案工作在医院现代化建设中发挥着越来越大的作用，医院对档案管理也越来越重视。在新时期，医院要适应新形势和新任务的要求，就必须在竞争中把握市场，提高医疗服务技能，提高服务效益，档案工作要坚持与时俱进的改革创新精神，大胆实践，勇于探索，创造性地开展工作，在医院内形成一个良性循环的管理机制。